El SIU, como parte de la Secretaría de Políticas Universitarias, participó de la 4ta jornada de “Innovación al servicio del ciudadano: gestionar la información para la transformación del Estado”, que organiza la ONTI. En esta Jornada, la Directora del SIU, Luján Gurmendi, expuso acerca de las mejoras en la gestión de la información de la SPU y las Universidades a partir de la incorporación de tecnología.

A continuación reproducimos la segunda parte de la presentación de Gurmendi. En esta oportunidad hace referencia a la importancia de la calidad de los datos, enumera algunos servicios habilitados recientemente para los ciudadanos universitarios y detalla los principales elementos que componen a la filosofía de trabajo del SIU.

La información en la Universidad

El concepto dato tiene asociado un aspecto semántico y un aspecto sintáctico. Este último es contemplado por las soluciones del SIU a través de la arquitectura, el diccionario de datos, las definiciones de campos de registros, etc. El semántico está a cargo de cada institución. De todas formas, el SIU impulsa la definición de estándares que faciliten los procesos de interoperabilidad.

Los diez años de trabajo con las Universidades han contribuido a contar con sistemas de toma de decisiones que permiten un exhaustivo análisis institucional. A partir de los datos existentes en los sistemas de gestión se van construyendo modelos de análisis que permiten estudiar tendencias y así conocer mejor el comportamiento de cada organización.

Por medio de estos modelos se pueden ver y analizar problemáticas comunes a las universidades tales como deserción estudiantil, rendimiento académico, aspirantes, materias aprobadas, etc. La definición de estándares a nivel de datos y procesos, a nivel organizacional y de tecnología de intercambio se convierte en la piedra fundamental para este tipo de análisis.

En forma paralela el SIU busca brindar servicios a los ciudadanos universitarios, sin descuidar estos aspectos mencionados. Se sabe que la calidad de los datos está íntimamente relacionada con al carga (input) de los mismos. Por eso estas cargas se relacionan estrechamente con los servicios que se pueden brindar a través de la tecnología. A modo de ejemplo se describen algunos de los servicios que proporciona el SIU.

Servicios al ciudadano universitario

El sistema de gestión de alumnos SIU-Guaraní cuenta con servicios vía Internet y WAP (teléfono celular). Asimismo, estos servicios se agrupan de acuerdo a los distintos perfiles de usuarios del sistema.

Prestaciones Web para el alumno

Los alumnos pueden acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a Internet y desde allí realizar las siguientes operaciones: 

• Inscripción a materias y a exámenes.
• Reinscripción a carreras. 
• Consultas de: 
  • inscripciones
  • plan de estudios e historia académica. 
  • créditos acumulados. 
  • cronograma de evaluaciones parciales y sus calificaciones. 
  • asignación de materias y su agenda de clases 
• Solicitud de certificados. 
• Actualización de sus datos censales. 
• Recepción de mensajes del docente y/o el departamento de alumnos 
• Acceso a la aplicación de capacitación a distancia Moodle.

Prestaciones Web para el docente

Por su parte, los docentes también tienen acceso al SIU-Guaraní vía Web con las siguientes prestaciones: 

• Agenda de clases: Pueden consultar los alumnos inscriptos a una comisión y administrar las inasistencias. 
• Agenda de mesas de exámenes: Es posible realizar consultas sobre calidad de alumnos inscriptos (libres o regulares), alumnos inscriptos a examen y mesas asignadas. 
• Actas de examen, cursada y promoción: Aquí los docentes pueden cargar notas; visualizarlas, realizar filtros e imprimir. 
• Evaluaciones parciales: Tienen la opción de dar de alta y baja, ingresar y consultar las notas. 
• Envío de mensajes a los alumnos: Pueden enviar mensajes a su perfil Guaraní, a su correo electrónico o a su teléfono celular. 
• Recepción de mensajes de la Unidad Académica.

Servicios WAP

El SIU-Guaraní ha incorporado el uso de celulares para realizar consultas de trámites tanto para alumnos como para docentes. En las próximas versiones se habilitarán más funcionalidades.

Perfil alumnos

Entre las principales funcionalidades se pueden mencionar:

• Acceso al sistema a través de un código de usuario y clave, que es la misma que usan para la interfaz Web. 
• Se visualizan operaciones disponibles de esta interfaz para Alumnos. 
• Detalle de la inscripción a examen: Allí se puede ver la mesa asignada, la fecha de inscripción, la fecha del examen, el tipo de Inscripción (libre o regular), el estado de la inscripción (activa o pendiente) y el número de transacción de la operación.

Perfil docente

En la actualidad los docentes pueden:

• Acceder al sistema a través de usuario y clave del docente, con la misma identificación que en Guaraní3W. 
• Consultar la cantidad de inscriptos a cursadas de las comisiones actuales: Allí pueden ver la comisión, el período lectivo y la cantidad de alumnos inscriptos

Filosofía de trabajo del SIU

El SIU cuenta con más de 800 implementaciones de sus sistemas en el ámbito de las Universidades Nacionales. Se ha podido alcanzar este número gracias a la instrumentación de una filosofía que está sustentada en:

El trabajo colaborativo

El SIU desarrolla sus productos de manera que puedan adecuarse a las distintas realidades de las Universidades Nacionales. En muchas ocasiones las instituciones deben terminar de adecuarlos incorporando módulos que respondan a las particularidades de su gestión. Estas nuevas funcionalidades (llamadas personalizaciones) quedan disponibles luego para que el resto de la comunidad universitaria pueda utilizarlos. De esta manera se contribuye al colectivo crecimiento del sistema.

Comunidades de práctica (COPs)

Las COPs son grupos de personas que comparten un interés o pasión por algo que realizan y que aprenden a realizarlo mejor a medida que interactúan entre sí en forma periódica. Se caracterizan por compartir un dominio de interés, por el aprendizaje a través de la interacción conjunta y por una práctica concreta en común.

En el SIU existen diversas instancias de trabajo que se caracterizan por la creación de espacios participativos, la cooperación, la definición de roles y responsabilidades claras y la socialización de experiencias.

Entre las distintas mecánicas de trabajo se pueden mencionar a los Comités de desarrolladores y a los Comités de usuarios, cuyo objetivo es mejorar los sistemas en forma colaborativa y asociada con sus destinatarios; y al mismo tiempo generar sentido de pertenencia en los usuarios con respecto a las soluciones informáticas que se van adoptando en conjunto.


La transferencia de conocimientos

El SIU lleva adelante permanentemente planes de capacitación tanto para técnicos informáticos como para usuarios gerenciales y administrativos.

Asimismo forma capacitadores en las instituciones para que puedan actuar ellos mismos como “docentes” y generar un efecto multiplicador de los conocimientos impartidos.

Otra tarea que apunta a la transmisión de los conocimientos se la encuentra en la asistencia técnico-funcional, ya sea vía mail, teléfono o Chat y reuniones de trabajo para resolver problemas puntuales o diseñar soluciones más generales.

El sitio Web del SIU (www.siu.edu.ar) representa una importante fuente de consulta para la comunidad de usuarios de los sistemas, ya que allí encuentran información referida a cursos, talleres, presentaciones, novedades de sistemas, etc. Además pueden acceder a documentación funcional y técnica, como por ejemplo manuales y guías para la instalación de los sistemas, entre otros. Las nuevas versiones de los sistemas están también disponibles en este espacio.

Asimismo el InfoSIU, boletín mensual del SIU, funciona como otro medio de difusión y comunicación. Esta publicación electrónica cuenta cinco notas acerca de las reuniones de usuarios, presentaciones de nuevos productos, entrevistas a los usuarios de los sistemas y también notas firmadas por autores externos al SIU y que se prestan a colaborar. Dos interesantes ejemplos a citar son la nota Qué es la interoperabilidad, de Eduardo Poggi, asesor en TI para la Administración Federal de Ingresos Públicos y la nota Protección de datos personales, de Juan Antonio Travieso, Director de la DNPDP, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

Estas acciones conforman una contribución más para lograr compartir conocimiento o saberes, donde la tecnología es el medio para lograrlo. Se va construyendo una base de conocimiento sobre un trabajo en red donde participan todos aquellos que lo deseen y compartan la premisa la siguiente premisa: “compartir saberes y conocimiento nos ayuda a crecer como individuos y como sociedad”.

Notas Relacionadas:
El SIU en la 4ta Jornada de Interoperabilidad [InfoSIU # 22]