SIU

#44

Mayo 2010

	SIU-Pilagá, la experiencia de la Universidad Nacional de Salta


SIU-Pilagá	Durante la Reunión Nº 17 del Sistema de Gestión Económico, Presupuestario, Financiero y Contable SIU-Pilagá la Universidad Nacional de Salta presentó su experiencia tras los primeros años de uso del sistema. Los encargados de la exposición fueron Antonieta Di Gianantonio, actual Coordinadora Administrativa Contable y Financiera; Javier González, Director de Sistemas Administrativos y Marcelo Lera, Director General Administrativo. Una vez concluida la presentación los entrevistamos a fin de obtener su testimonio sobre otros aspectos de la implementación del sistema en la Institución. La siguiente entrevista resume las principales opiniones de los entrevistados ante las preguntas planteadas por InfoSIU. InfoSIU — ¿Cuál era la situación de la Universidad previo a la implementación del SIU-Pilagá? UNSa — Desde 2005 utilizábamos SIU-Comechingones, sobre todo en el Rectorado porque si bien estaba implementado en todas las Facultades sólo dos o tres lo utilizaban. Sin embargo, y más allá de las ventajas que brindaba el uso del sistema, al tratarse de instalaciones independientes el registro de información se realizaba dos veces, es decir que lo registrado por las Facultades sólo les servía para mejorar su gestión ya que el Rectorado debía registrar nuevamente los movimientos, es decir se hacía un doble trabajo. InfoSIU — ¿Es decir que lo que los motivó a migrar a SIU-Pilagá fue la posibilidad de trabajar de manera descentralizada? UNSa — En principio sí, considerábamos que no era productiva la metodología de trabajo que utilizábamos. Lo lógico era que cada facultad pudiera registrar sus movimientos de manera independiente, de ese modo aliviaríamos el trabajo de la gente del rectorado, quienes muchas veces se veían desbordados de trabajo, sobre todo en los cierres de ejercicio. En ese sentido SIU-Pilagá nos posibilitaba registrar sobre una misma base de datos. Por otro lado la estructura del SIU-Pilagá es mucho mejor que la de SIU-Comechingones en lo que respecta a la registración de gastos, obra pública y becas por citar algunos ejemplos. Aunque la diferencia fundamental es que SIU-Pilagá nos permitía trabajar sobre una base de datos única, lo que constituye un principio básico al hablar de una administración descentralizada. A nivel tecnológico la diferencia es notable porque trabaja con base de datos y no con archivos planos como el SIU-Comechingones, eso nos brinda mucha más seguridad en cuanto al almacenamiento y resguardo de la información. InfoSIU — Sin embargo en principio el SIU-Pilagá no estaba concebido para ser utilizado de manera descentralizada. ¿Cómo resolvieron esos inconvenientes? UNSa — Inicialmente, el sistema no respondía a nuestras necesidades, por lo que antes de comenzar a trabajar tuvimos una reunión con la gente del SIU en la que se generó una lista con los requerimientos mínimos para que el sistema se adaptase a la realidad de la Universidad Nacional de Salta, es decir, trabajar de manera totalmente descentralizada, ya que hasta ese momento sólo se podía registrar a nivel de crédito, pero no de gastos. Una vez consensuadas las mejoras a realizar se armaron los tickets para que el equipo de desarrollo comenzara a trabajar en eso. Es importante aclarar algunas cuestiones en lo que respecta a una administración descentralizada. En relación al Inciso 1 (sueldos), Fuente 11 (Crédito) y el cierre de ejercicio sigue siendo registrado por el Rectorado, es decir de manera centralizada. Lo que es descentralizado es el registro de Fuente 12 (Recursos propios). Otra cuestión importante tiene que ver con lo tecnológico y es que se trabaja con un sólo servidor y una única base de datos. InfoSIU — ¿El hecho de comenzar a trabajar con SIU-Pilagá los obligó a revisar los circuitos administrativos o continuaron trabajando de la misma manera? UNSa — Tuvimos que hacer una revisión de los circuitos, sobre todo a nivel de facultades a fin de armar una red programática que nos permitiese que cada uno de los usuarios tuviera acceso a la información que necesitase. Eso antes de la implementación no lo teníamos porque la estructura era muy acotada. SIU-Pilagá nos permitió comenzar a trabajar a nivel de Sub/sub- dependencias. También fue necesario realizar modificaciones en los circuitos administrativos ya que al ser hasta ese momento tan pequeño había cosas que no estaban definidas. Además el sistema cuenta con una definición efectiva de los circuitos, por lo que sólo tuvimos que hacer pequeños ajustes que más que llamarlos redefiniciones deberíamos llamar optimizaciones. Esas pequeñas mejoras nos permiten trabajar con más rapidez. InfoSIU – Como mencionábamos anteriormente, al momento de comenzar a trabajar con el sistema ustedes generaron una serie de requerimientos que presentaron al equipo de desarrollo. Más allá de ese tipo de encuentro ¿cuál es la importancia que les atribuyen a los comités de usuarios en el avance del proyecto? UNSa — La reunión previa se utilizó para plantear las necesidades a nivel macro, es decir lo que respecta a tesorería, cuentas bancarias y hacer los ajustes necesarios para que cada facultad vea sus dependencias. Eso nos permitió comenzar a trabajar descentralizadamente. Los comités de usuarios son muy importantes ya que nos sirven para plantear nuevos requerimientos y priorizarlos a través de los tickets. InfoSIU — ¿Hay muchos requerimientos pendientes? UNSa — Los requerimientos presentados por nosotros están completos, pueden quedar algunas cosas pequeñas por hacer, pero en líneas generales están completos. En realidad deberíamos hacer un relevamiento interno que nos permita conocer con exactitud el estado de las solicitudes. InfoSIU — ¿Cuáles son las principales mejoras que notan a partir de la implementación del sistema en la Universidad? UNSa — El cambio es enorme, porque la facilidad que nos brinda trabajar administrando nuestra información es muy importante. Por supuesto que hay que ser conscientes de que la concepción inicial del sistema no era trabajar de manera descentralizada, por lo que sabemos que el proceso será largo, pero los cambios que se produjeron en los últimos años son muy significativos y día a día notamos nuevos avances. InfoSIU — ¿Qué esperan del sistema, creen que alcanzaron la meta? UNSa — No, de ninguna manera sabemos que cuando cambien las autoridades es posible que las prioridades sean otras, pero nuestro deseo es que el equipo continúe con el trabajo de la misma manera que hasta hoy, es más, está en nuestros planes realizar reuniones mensuales entre empleados de la universidad. Esas reuniones servirán para mantenerse en contacto, plantear dudas y problemas y discutir sobre qué se puede mejorar y qué requerimientos pedir a la gente del SIU y sobre todo mantener conectada a la gente. Nos queda todavía un objetivo a cumplir que es integrar obras y servicios, que es una parte muy importante porque maneja mucho dinero. Además queremos integrar las Sedes Regionales de Orán, Tartagal y los Institutos de Educación Media de Salta y Tartagal. Pensando a futuro nos queda implementar el SIU-Mapuche (Recursos Humanos), el SIU-Diaguita (Contrataciones, Compras y Patrimonio) y vincularlos, lo que sería un lujo. En este punto quiero destacar que el hecho de que todos los sistemas trabajen con la misma base de datos y la misma herramienta de desarrollo hace mucho más fácil el trabajo de los técnicos porque es como decir que todos los sistemas hablan el mismo idioma. Uno espera mucho de los sistemas y lo que quiere es que las respuestas sean cada vez más rápidas y nos brinden información para la toma de decisiones. Sabemos que el avance del sistema se dará a medida que se vayan solicitando cosas, en ese sentido la implementación de reuniones internas nos ayudará a que podamos colaborar con la optimización de los sistemas a través de nuestros pedidos. InfoSIU — ¿Cómo fue la experiencia de presentar el caso de la UNSa ante las demás instituciones? UNSa — Lo vivimos con bastantes nervios, sobre todo porque cuando uno está exponiendo algo está mostrando los resultados de su trabajo y uno cree que lo que hace está bien hecho, pero exponer genera una sensación de nervios porque quienes están escuchando saben, en muchos casos, más que nosotros y uno teme equivocarse. Por suerte creemos que más allá de los nervios la exposición fue buena. Lo fundamental es tener la oportunidad de transmitir la experiencia que uno adquiere, sobre todo en un caso como el nuestro que trabajamos descentralizados con respecto a otras universidades. Consideramos que la experiencia es un factor del cual se aprende mucho, cada universidad tiene su toque de distinción y aunque trabajamos con estructuras diferentes nos ayudamos mucho entre instituciones. Muchas veces hemos salido de apuros consultando a gente de otras universidades Eso es lo bueno de los comités, se comparten experiencias. Sería muy gratificante que lo que nosotros expusimos ayude a alguna universidad a resolver un problema o puedan utilizarlo como parámetro para saber si van por el camino correcto