Durante el último Taller Anual de los sistemas SIU-Diaguita, SIU-Mapuche y SIU-Pilagá, realizado en la Universidad Nacional de La Plata, el Área de Integración Funcional presentó una serie de servicios que garantizan la posibilidad de tramitar los viáticos desde un único portal de servicios.

Desde su creación en el año 2010, el Área de Integración Funcional ha trabajado intensamente en la interacción entre los diferentes sistemas SIU y en las “zonas grises” que están entremedio y que por lo general quedan fuera de las prioridades planteadas en los comités de usuarios de cada sistema.   Con ese espíritu, el área realiza reuniones periódicas con las universidades en las que se plantean requerimientos que luego son dirigidos a los equipos de los distintos sistemas SIU. Sus funciones son las de recopilar las necesidades, ordenarlas y trabajar sobre las mismas de manera coordinada con cada uno de los sistemas. De este modo, Integración Funcional deja de ser simplemente un área y se convierte en todo el SIU trabajando coordinadamente.

Fruto de este trabajo, surgieron una serie de servicios que buscan facilitar la gestión de los trámites de viáticos al empleado universitario desde un único punto de acceso, que puede ser una intranet o un portal propio de la institución. Estos servicios implican la integración del sistema Económico, Financiero y Contable SIU-Pilagá y el sistema de Recursos Humanos SIU-Mapuche, complementándose con el SIU-Araí, una “nube” donde se aloja la información que no se encuentra presente en ninguno de los dos sistemas anteriores. SIU-Mapuche aporta los datos personales del agente, los datos del cargo, familiares y liquidaciones, mientras que SIU-Pilagá brinda los datos de los viáticos de una persona, las acreditaciones, etc.  A largo plazo, se espera que estos servicios permitan avanzar en la despapelización de la administración y en la implementación de políticas de gobierno electrónico.

Hasta el momento, la relación entre diferentes sistemas SIU se realizaba través del intercambio de archivos, de modo que era el usuario quien decidía en qué momento se realiza la exportación e importación de datos. Son procesos programados en determinados días y horarios, y por ende, la información no se encuentra disponible on line. Ahora, la propuesta es que la información fluya entre los diferentes sistemas a través de servicios, es decir que las operaciones existentes entre las diferentes aplicaciones puedan enviar y recibir información sin ningún tipo de intervención del usuario y garantizando la actualización y disponibilidad on line.

Los pasos integrados de la tramitación de viáticos

A la hora de tramitar un viático, la idea es que el empleado inicie el proceso  logueándose a través del mecanismo de autentificación de usuarios que determine cada Universidad y una vez autentificado, se verifique si es un agente de la Institución  consultando en el  SIU-Mapuche, el sistema devolverá los datos personales y de sus cargos en forma automatica. También SIU-Pilagá deberá aportar una serie de datos  requeridos para  las comisiones de servicio (países, provincias, medios y tipos de transporte a utilizar, conceptos de viáticos). Una vez que el portal cuenta con esta información, el propio agente puede completar el formulario de solicitud de viáticos y  el SIU-Pilagá ofrece servicios para calcular la cantidad de días que corresponden,  la categoría y el monto del viático.

Una vez registrada la solicitud, comienza un proceso en el que los diferentes actores de la cadena de autorizaciones aprueban y/o derivan la solicitud todas las veces que sea necesario hasta obtener  la autorización habilitante para su ingreso en SIU-Pilagá, cuyos usuarios pueden ir consultando las solicitudes cargadas, estén las mismas autorizadas o no. Luego se realizan las operaciones propias del circuito de viáticos en el SIU-Pilagá: la generación de una comisión de viáticos a partir de una solicitud (que “precarga” toda la información de gestión), la generación de orden de pago, la autorización de  la orden de pago, la liquidación y el pago, y así se completa el proceso. El empleado siempre podrá informarse sobre la evolución de su solicitud ingresando al portal.

Estos servicios ya están disponibles en las últimas versiones de los sistemas o bien están a punto de ser incorporadas en las próximas ediciones.  Es importante resaltar que el producto expuesto durante el taller fue simplemente una demo de las posibilidades abiertas por la integración de los sistemas; es decir, el SIU no está ofreciendo un portal definido sino una solución integrada  que puede incorporarse al portal de cada universidad.

De manera complementaria compartimos con ustedes la demo realizada durante el último taller anual en la Universidad Nacional de La Plata.